郵件往來的四大要點之品牌傳播

發(fā)布時間: 2012/7/21 15:04:18

郵件的你來我往也是一種說服對方，傳播品牌的好方法。在日益電子化的今天，電子郵件非常流行，倘若能夠讓對方不覺得那是垃圾郵件，那么它就是傳播品牌非常有效的一種工具。電子郵件作為現(xiàn)代社會的一種溝通、交流和工作工具，在人們生活中的位置越來越重要了。要想使電子郵件真正在日常工作和生活中發(fā)揮效力，更關鍵的一點就是從對方的角度考慮，從一個閱讀者的角度來考慮，例如，對方能否收到，能否去看，會不會遺失或者被過濾掉，會不會引不起對方的注意，會不會太煩瑣，方不方便閱讀等等。為了讓電子郵件更加有效，通常要做到以下的幾點：

　　一、郵件的主題一定要清晰而明確

　　因為對方可能很忙，可能只是通過標題來判斷該郵件是否需要進一步閱讀。千萬不要隨便用“hello”、“你好”或者別的問候之類的東西作為郵件的主題，這樣很容易被收信人列為垃圾郵件�；貜蛣e人的郵件時，最好重新擬一個主題，在主題中明確表達自己的觀點或意見。不能簡單地直接回復，盡量做到使收信人一目了然，節(jié)約別人的時間。最好在主題中含有自己的名字，便于別人歸檔和搜索。

　　二、內(nèi)容簡明扼要，用純文本格式

　　如果一封郵件的內(nèi)容過長，有可能會讓收信人遺漏某些重要信息。不如將郵件分階段、分步驟地發(fā)送，既能確保不遺漏信息，也能明確知道事情的進展情況。有人寫郵件的時候比較喜歡選擇HTML文檔或圖片，自認為將字體、顏色設計得漂亮一些，更能體現(xiàn)出對收件人的尊重，但實際上有些人不能收發(fā)HTML格式的郵件和有些圖片文件，這樣不僅沒有使對方覺得得到了尊重，相反，給別人帶來了麻煩。

　　三、能不用附件的，盡量不用附件

　　附件容易攜帶病毒，而且不直觀，不方便對方獲取信息，更何況部分附件存在被過濾掉的風險。必須采用附件的時候，附件中的文件名一定要盡量將時間、內(nèi)容反映全面，便于收信人保存。涉及多個附件時，也要先將文件放在一個文件夾內(nèi)，壓縮成一個附件放在郵件中。

　　四、區(qū)分好郵件的接收者和抄送者

　　如果希望對方來處理這封郵件的時候，或者對郵件進行答復的時候，請把他放置到接收者的位置，并且在郵件中再次明確誰來處理郵件中提到的內(nèi)容。而如果你希望對方只是要知曉這件事情的時候，就把他們放到抄送者就好了。注意郵件的接收者要盡可能的少。如果接收者過多，可能會給接收者造成不一定非要自己來處理的錯覺。最好是自己麻煩一些，一人一封，這樣不僅讓人感到受人尊重，而且容易得到對方的重視。

　　其實，電子郵件確實非常的便捷，但是千萬不要忘記傳統(tǒng)的紙質(zhì)郵件，在今天日益成為“稀有”事物的時代，它可是“萬綠叢中一點紅”，往往能夠帶來意想不到的溝通效果。當然，你也不要指望對方也給你來個同樣的回信，因此在這種信件上一定要注明電話或E-mail，方便對方給你回復。

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